आउटलुक पीएसटी फाइलें क्या हैं और उनका उपयोग क्यों करें ... या नहीं?

काम पर बात करने वाले हर किसी के बारे में शिकायत करते हैं कि वे अपने कॉर्पोरेट ईमेल खाते के आकार के बारे में शिकायत करते हैं। आम तौर पर यह कोई समस्या नहीं है (लेकिन लोग अभी भी शिकायत करते हैं) क्योंकि जब कोई मेलबॉक्स इसकी सीमा तक पहुंचता है, तो अधिकांश ईमेल सर्वर (जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज) उपयोगकर्ता को चेतावनी देगा ताकि वे मेलबॉक्स को साफ कर सकें, सर्वर भेजने / प्राप्त करने के द्वारा सर्वर की आकार सीमा लागू करता है सर्वर से

अब, यह सब ठीक है और डेन्डी यूंटिल ... आप कुछ दिनों के लिए छुट्टी पर जाते हैं, उन ईमेल आकार की चेतावनियां आती हैं और जाती हैं, और फिर कबूतर !!! आपका मेलबॉक्स पूर्ण है, और आप उस मामले के लिए अपने मोबाइल या यहां तक कि ओडब्ल्यूए (आउटलुक वेब एक्सेस) से ईमेल नहीं भेज सकते / प्राप्त नहीं कर सकते हैं। मुझे कॉल मिलियन बार मिला है। मेरा आईफोन ईमेल नहीं भेज सकता, मदद!

इसलिए क्या करना है?
क्या इन अपर्याप्त आकार वाले मेलबॉक्सों का कोई समाधान है?
छुट्टी पर जाने से पहले मुझे क्या करना चाहिए?

अब मैं आपको कुख्यात (आईटी के अनुसार) आउटलुक पीएसटी फ़ाइल के साथ पेश करता हूं।

आउटलुक .PST फ़ाइलें क्या हैं?

आउटलुक डेटा फ़ाइलें या माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक .PST फ़ाइलें (जैसा कि वे अधिक प्रसिद्ध हैं) माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग करके आपके सर्वर मेलबॉक्स खाते से ईमेल और अटैचमेंट को अपने स्थानीय पीसी पर ले जाने या कॉपी करने के लिए बनाया जा सकता है। अनिवार्य रूप से, यह एक स्थानीय पुरालेख या संग्रहण फ़ाइल है जिसे आप अपने कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव, यूएसबी ड्राइव या सर्वर शेयर पर ईमेल और अटैचमेंट स्टोर करने के लिए बनाते हैं (इस पर निर्भर करता है कि आप इसे कहां बनाते हैं और स्टोर करते हैं)।

आप Outlook.pST फ़ाइलों में कितना स्टोर कर सकते हैं?

Outlook 2003/2007 से पहले, .PST फ़ाइलें केवल 2 गीगाबाइट ईमेल और अटैचमेंट स्टोर कर सकती हैं। आउटलुक 2003 और आउटलुक 2007 के साथ, स्वरूप को पीएसटी फ़ाइलों को आकार में 20 गीगाबाइट्स तक की आवश्यकता के अनुसार बढ़ने की इजाजत दी गई, जब तक कि डिफ़ॉल्ट कॉन्फ़िगरेशन संशोधित न हो जाए।
ईमानदारी से, उन्हें 20 गिग्स न मिलने दें। अपने पीएसटी फाइलों को कुछ गीग्स से बड़ा रखने के लिए यह एक बेहतर विचार है। यदि आपको अधिक संग्रहण स्थान की आवश्यकता है, तो विशाल .PST संग्रह बनाने के बजाय एक नई .PST फ़ाइल बनाएं। जितना बड़ा होगा। पीएसटी फाइलों को भ्रष्टाचार और डेटा हानि का अधिक मौका मिलता है (साथ ही बुरे लड़कों को बैकअप करना मुश्किल होगा।) आप अपने Outlook क्लाइंट को जितनी जरूरत हो उतनी पीएसटी फाइलों को संलग्न कर सकते हैं, इसलिए आपको अपने ईमेल को तार्किक रूप से अलग करें यदि आप पुराने ईमेल के कुछ जीआईजी से अधिक स्टोर करने की ज़रूरत है तो कई पीएसटी फाइलों में।
टीआईपी - यदि आप पुराने ईमेल को संग्रहीत करने के लिए .PST फ़ाइलों का उपयोग कर रहे हैं, तो उन सभी पुराने डेटा को कॉपी करने के बाद उन्हें संपीड़ित करें। ईमेल आमतौर पर सिर्फ पाठ है, इसलिए यह बहुत अच्छी तरह से संपीड़ित करता है।

मैं Outlook .PST फ़ाइलों को कैसे बना सकता हूं?

यह आसान है, यहां Outlook 2007, 2013 और 2016 के लिए कुछ मार्गदर्शिकाएं हैं।

पीएसटी फाइलों का उपयोग / निर्माण क्यों करें? लाभ?

मेलबॉक्स आकार

इस अनुच्छेद के पहले पैराग्राफ को याद रखें? अधिकांश ईमेल प्रशासक कॉर्पोरेट मेलबॉक्स के आकार को सीमित करते हैं। मेलबॉक्स जितना बड़ा होगा उतना अधिक डिस्क स्थान, जितना अधिक उन्हें बैकअप लेने की आवश्यकता होगी और उन्हें उन बैकअप को करने के लिए जितना अधिक समय चाहिए।
यदि आपका ईमेल पैकेट (मेरे जैसा) है, तो 200 मेगाबाइट मेलबॉक्स बस इसे काट नहीं देगा। यही वह जगह है जहां पीएसटी फाइलें आती हैं। बस एक पीएसटी फ़ाइल बनाएं और अपना ईमेल खींचें और छोड़ दें। वे Outlook में नियमित मेलबॉक्स फ़ोल्डर की तरह काम करते हैं। खींचें और छोड़ें। यह आसान है! ।
विंडोज सर्च के नवीनतम संस्करण आपके मेलबॉक्स और सभी स्थानीय पीएसटी फाइलों (कॉन्फ़िगर करने योग्य) को अनुक्रमणित करते हैं जो माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में निर्मित खोज सुविधाओं के माध्यम से सभी ईमेल तक लगभग तुरंत पहुंच की अनुमति देता है।

बैकअप और आपदा रिकवरी

अगर आपके पास एक ईमेल व्यवस्थापक नहीं है (या ट्रस्ट) जो नियमित रूप से आपके ईमेल सर्वर का बैकअप करता है, तो अपना ईमेल कॉपी कर रहा है (हाँ, आपको पीएसटी फाइलों पर मेल भेजने की आवश्यकता नहीं है, आप इसे कॉपी भी कर सकते हैं) स्थानीय पीएसटी फ़ाइल एक त्वरित और आसान तरीका है यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका ईमेल सर्वर डीआर परिदृश्य में पुनर्प्राप्त करने योग्य है।

पोर्टेबिलिटी

.PST फ़ाइलें ईमेल पोर्टेबल बनाते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप ईमेल को एक मेलबॉक्स से दूसरे में ले जाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, शायद आपकी बदलती नौकरियां और कुछ पुराना ईमेल लाना चाहते हैं। या शायद आप मेजबान प्रदाताओं को बदल रहे हैं। या, हो सकता है कि आप अपने व्यक्तिगत और काम ईमेल को एक पीएसटी फ़ाइल में कॉपी करना चाहते हैं, इसे एक छोटे से यूएसबी ड्राइव पर रखें और इसे हमेशा अपने साथ रखें। जैसे मैंने कहा, पीएसटी फाइलें मेल को बहुत पोर्टेबल रखती हैं। और हाँ, एक जीमेल खाता भी है लेकिन यह आलेख जीमेल के बारे में नहीं है :)

सुरक्षा

क्या आपको पता था कि ट्रैक / ऑडिट करना लगभग असंभव है कि आपका आईटी लड़का / विभाग आपका ईमेल पढ़ रहा है या नहीं? ईमेल / एक्सचेंज सर्वर से स्थानीय पर "संवेदनशील" या "गोपनीय" ईमेल को स्थानांतरित करना .एसटीटी फ़ाइल सुरक्षा की एक परत जोड़ती है।
नोट: अधिकांश आईटी विभागों में आपकी पीएसटी फाइलों को पकड़ने की क्षमता होती है, बिना काम के अपने हार्ड ड्राइव से यह जानकर। इसके कारण, आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर अतिरिक्त सुरक्षा लागू करना आवश्यक है। मैं जल्द ही इस विषय पर एक लेख लिखूंगा लेकिन अभी के लिए, इस आलेख पर एक नज़र डालें। यह थोड़ा "गीकी" है इसलिए मैं जल्द ही एक लेख के साथ इसका पालन करूंगा जो पीएसटी फाइलों को सुरक्षित करने के लिए कुछ विकल्प बताता है।

पीएसटी फाइलों का उपयोग करने के लिए डाउनसाइड्स क्या हैं?

दूरस्थ पहुँच

एक बार मेल को पीएसटी फ़ाइल में स्थानांतरित करने के बाद, यह अब ओडब्ल्यूए या मोबाइल फोन जैसे रिमोट एक्सेस एप्लिकेशन का उपयोग कर सर्वर पर उपलब्ध नहीं होगा जो आपके मेलबॉक्स के साथ सिंक करता है। .PST फ़ाइलों में ईमेल तक पहुंचने के लिए, आपको एक पूर्ण माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक क्लाइंट का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। इन स्थितियों में एक छोटा यूएसबी ड्राइव मदद कर सकता है। हालांकि, यह अभी भी सर्वर पर ईमेल छोड़ने के रूप में सुविधाजनक नहीं है।

लोग आपको पसंद नहीं करेंगे, और यह संभव है कि आप अपना काम खो सकें

समय के साथ पीएसटी फाइलें (इस पर निर्भर करता है कि आप कितने ईमेल प्राप्त करते हैं / रखते हैं) आपके स्थानीय कंप्यूटर या सर्वर शेयर पर एक बहुत सी जगह ले सकते हैं, जहां आप उन्हें स्टोर करते हैं। आईटी लोग किसी भी चीज़ से नफरत करते हैं जो उन्हें तब तक कुछ भी काम नहीं करता जब तक कि यह अपना रेज़्यूम नहीं बना रहा हो, इसलिए कहीं भी बहुत सारे डेटा डालने के लिए उन्हें अधिक डिस्क स्पेस खरीदने की आवश्यकता होगी।
कॉर्पोरेट कानूनी और अधिकांश रिकॉर्ड्स प्रबंधन विभागों को .PST फ़ाइलों को पसंद नहीं है क्योंकि वे आपको अंतिम उपयोगकर्ता को आसानी से अनदेखा करने या कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रतिधारण / विनाश नीतियों को बाईपास करने की अनुमति देते हैं।
कॉर्पोरेट सूचना सुरक्षा टीमों को भी पीएसटी फाइल पसंद नहीं हैं क्योंकि यदि कानूनी कभी उन्हें मुकदमा या सबपोना के लिए डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए कहता है, तो पीएसटी फाइल डेटा रिकवरी की लागत और प्रयास को खत्म कर सकती है।

सिस्टम और मस्तिष्क प्रदर्शन

आपके पास जितना अधिक ईमेल होगा, आपको और आपके कंप्यूटर को जितना अधिक ईमेल ट्रैक और प्रक्रिया रखने की आवश्यकता होगी।
चूंकि अधिक ईमेल और अनुलग्नक विंडोज खोज (या कुछ अन्य ईमेल / सिस्टम इंडेक्सर) द्वारा अनुक्रमित होते हैं, इसलिए आपकी अनुक्रमणिका बड़ी होगी, और आपकी खोजों में अधिक समय लगेगा।

तो, उम्मीद है कि, मैंने माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक .PST फ़ाइलों के बारे में आपके सभी सवालों का जवाब दिया और कुछ उच्च स्तरीय पेशेवरों और विपक्ष को कवर किया। लेकिन अगर मुझे कुछ याद आया, तो कृपया एक टिप्पणी छोड़ने या अपने मंच में अपना प्रश्न पोस्ट करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।