IssueBurner और जीमेल के साथ एक फ्री हेल्पडेस्क सिस्टम कैसे बनाएं

ईमेल-आधारित कार्य प्रबंधन एक ऐसी अवधारणा रही है जिसमें मुझे थोड़ी देर के लिए दिलचस्पी है, और इश्युबर्नर नामक एक नई सेवा के परिचय के साथ, यह ईमेल के माध्यम से कार्यों को प्रबंधित करने पर गंभीरता से विचार करने का एक उत्कृष्ट समय हो सकता है। इश्यूबर्नर के साथ आने से पहले, मैंने वर्चुअल असिस्टेंट (वीए) प्राप्त करने के विचार से खिलवाड़ किया था, जिसे मैं अपने सभी ईमेल पर एक कार्य, अनुस्मारक या नियुक्ति वाले बीसीसी कर सकता था और उसे अपने कैलेंडर में, सूची में जोड़ने के लिए उसे जोड़ सकता था या आप क्या है यह निश्चित रूप से एक वीए का आसान उपयोग होगा, यद्यपि इसके लायक होने की तुलना में शायद अधिक महंगा है। IssueBurner, हालांकि, इस कार्यक्षमता को मुफ्त में स्वचालित करता है ( कम से कम समय के लिए )। मुझे लगता है कि मैं इसे पसंद किया।

संक्षेप में, यहां बताया गया है कि IssueBurner कैसे काम करता है। आप [email protected] को ईमेल करके कार्य या समस्याएं बना सकते हैं। जब आप करते हैं, तो IssueBurner स्वचालित रूप से आपके ईमेल पते से जुड़े किसी भी मुद्दे और प्राप्तकर्ताओं के रूप में सूचीबद्ध किसी भी ईमेल पते को : या CC : फ़ील्ड में बनाता है। आप साइन अप किए बिना समस्याएं बनाना शुरू कर सकते हैं, लेकिन जब आप कोई खाता बनाते हैं, तो आप अपने खुले मुद्दों को देख सकते हैं और मुद्दों पर टिप्पणी कर सकते हैं। इस प्रणाली के कुछ महत्वपूर्ण लाभ हैं, जो मुझे लगता है कि वास्तव में सहयोगी टीमों और ग्राहक सहायता डेस्क के लिए काम करने जा रहे हैं:

• यह सब ईमेल आधारित है। मुद्दों को सरल सीसी के माध्यम से बनाया और ट्रैक किया जा सकता है:।
• भाग लेने के लिए आपको किसी समस्याकर्ता खाते की आवश्यकता नहीं है। इसका मतलब है कि आपके सभी ग्राहक और ग्राहक साइन अप प्रक्रिया के माध्यम से चलने के बिना बोर्ड पर जा सकते हैं ( जो कि वैसे भी सरल है )।
• यह मोबाइल अनुकूल है। यदि आप एक ईमेल भेज सकते हैं, तो आप एक मुद्दा जला सकते हैं।
• यह सामान्य ईमेल से अलग अनुवर्ती वस्तुओं की सहायता करता है।
• यह किसी भी ईमेल मंच के साथ काम करता है। आउटलुक, जीमेल और अन्य ईमेल क्लाइंट आपको ईमेल में कार्यों को कन्वर्ट करने देते हैं, लेकिन इश्युबर्नर आपको सभी ईमेल प्लेटफॉर्म के बीच मुद्दों को साझा करने देता है।

IssueBurner से अधिक लाभ प्राप्त करने के लिए, आपको थोड़ी सी रचनात्मकता लागू करनी होगी। लेकिन मेरे दिमाग में आने वाला एक स्पष्ट एप्लीकेशन एक सहायता डेस्क बना रहा है। IssueBurner के साथ, आप इनकमिंग ईमेल को "टिकट" में बदल सकते हैं और ग्राहक के साथ स्थिति और पत्राचार को ट्रैक कर सकते हैं। मैं आपको एक पत्थर से दो पक्षियों को मारने जा रहा हूं, यह दिखाकर कि समस्याग्रस्त कैसे एक " हॉटलाइन " सहायता डेस्क स्थापित करते समय काम करता है। ग्राहक पक्ष ( या हमारे मामले में, पाठकों, क्योंकि हमारे पास ग्राहक नहीं हैं ), यह मदद डेस्क को ईमेल करने जैसा आसान होगा, जिसे मैंने jack+ पर स्थापित किया है। लेकिन उत्तरदायी पक्ष पर, इसमें कुछ सेट अप शामिल है।

पहला कदम

IssueBurner के लिए साइन अप करें। आपको बस इतना करना है IssueBurner.com पर जाएं और साइन अप पर क्लिक करें । उन्हें अपना नाम और ईमेल पता दें और आप कर चुके हैं।

ध्यान दें कि आपको उस ईमेल पते का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है जिसका उपयोग आप इनकमिंग हेल्प डेस्क अनुरोधों के क्षेत्र में कर रहे हैं।

दूसरा चरण

IssueBurner में एक समूह बनाएँ। यदि आप इस खाते को एक ही उद्देश्य से समर्पित करने की योजना बनाते हैं, तो आप वास्तव में इस चरण को छोड़ सकते हैं, लेकिन यदि आप अन्य संगठनों और कर्तव्यों के लिए इश्युबर्नर का उपयोग करना चाहते हैं, तो समूह एक अच्छा विचार है। शीर्ष-दाएं समूह में क्लिक करें और समूह बनाएं पर क्लिक करें ।

समूह नाम और संगठन में दर्ज करें। यहां, मैंने " सहायता " और " " चुना है ।

ध्यान दें कि यह पता जनता के लिए दृश्यमान नहीं होगा। इसके बजाय, वे उपरोक्त वर्णित पते को ईमेल करेंगे, जो एकमात्र पता होगा जो मुद्दों को संभाल सकता है। यह स्पैम सुरक्षा की एक परत जोड़ता है, लेकिन ईमेल में अपना डोमेन नाम भी शामिल करके एक और पेशेवर रूप प्रदान करता है। अब, ध्यान दें कि मैंने इसे सेट अप किया है ताकि किसी के द्वारा समस्याएं रिपोर्ट की जा सकें। यह समय के लिए जरूरी है, इसलिए हम जीमेल अग्रेषण नियम को सत्यापित कर सकते हैं। आप वापस आना और बाद में समूह सदस्यों को बदलना चाह सकते हैं।

जब आप पूरा कर लें तो बनाएं पर क्लिक करें ।

इसके बाद, उन सदस्यों को जोड़ें जो समस्याएं जोड़ सकते हैं। हमारे उद्देश्यों के लिए, मैं jack+ जोड़ने जा रहा हूं। यदि आप चाहें तो आप दूसरों को जोड़ सकते हैं। कहें, मैं jerry+ या tammy+ भी जोड़ सकता हूं, अगर मैं चाहता हूं कि अन्य लोग भी सहायता अनुरोधों को फ़ील्ड करने में सक्षम हों ( और यदि वे लोग वास्तव में मौजूद थे )। याद रखें: डोमेन और जीमेल खातों के लिए Google Apps के साथ, जो भी आप + चिह्न के बाद जोड़ते हैं उसे अनदेखा किया जाता है, लेकिन फिर भी फ़िल्टरिंग उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जा सकता है। अनुकूलित जीमेल पते पर अधिक जानकारी के लिए हमारी पिछली पोस्ट पढ़ें ।

एक आखिरी चीज जो आपको करना चाहिए वह उत्तर-पते को बदलना है। ऐसा करने के लिए, समूह पर क्लिक करें और समूह के नाम के आगे प्रबंधित करें पर क्लिक करें । समूह सेटिंग्स के तहत, " डिफ़ॉल्ट से और ईमेल से उत्तर दें " के बगल में बदलें पर क्लिक करें । ऐसा करने से आपका IssueBurner.com ईमेल पता निजी रहेगा।

ठीक है, अब हम सभी IssueBurner पर स्थापित हैं। चलो जीमेल पर जाएं।

तीसरा कदम

जीमेल में अग्रेषण सेट अप करें। यहां लक्ष्य है कि [email protected] पर jack+ पर भेजे गए सभी ईमेल अग्रेषित करना है। ऐसा करने के लिए, हमें पहले यह सत्यापित करना होगा कि हम बाद के पते पर अग्रेषित करने के लिए अधिकृत हैं। जीमेल में सेटिंग्स पर क्लिक करें और फॉरवर्डिंग और पीओपी / आईएमएपी चुनें । एक अग्रेषण पता जोड़ें पर क्लिक करें और [email protected] दर्ज करें, या जो भी आपने अपना समूह IssueBurner खाता सेट किया है।

ऐसा करने के बाद, जीमेल एक पुष्टिकरण लिंक के साथ IssueBurner खाते में एक ईमेल भेजेगा। IssueBurner आपको एक नई समस्या के रूप में वापस ले जाएगा, इसलिए इसे आपके जीमेल इनबॉक्स में दिखाना चाहिए। आप इसे अपने IssueBurner खाते में भी देख सकते हैं। पुष्टि करने के लिए इसे क्लिक करें।

चरण चार

अपने अनुकूलित जीमेल पते पर भेजे गए फ़िल्टर संदेश। सेटिंग्स पर क्लिक करें और फ़िल्टर चुनें और एक नया फ़िल्टर बनाएं पर क्लिक करें । टू फ़ील्ड में, अपना कस्टम ईमेल पता दर्ज करें और अगला चरण क्लिक करें ।

आप इन नियमों को कैसे सेट अप कर सकते हैं, लेकिन चूंकि IssueBurner आपको नए मुद्दों के बारे में सूचित करेगा, फिर भी, मैं मार्क को पढ़ना और इनबॉक्स छोड़ना चुनना चाहता हूं। चुनने का सबसे महत्वपूर्ण विकल्प यह है कि इसे अग्रेषित करें : और [email protected] चुनें। जब आप पूरा कर लें तो फ़िल्टर बनाएं पर क्लिक करें ।

अब, आप कर चुके हैं। आइए इसे आज़माएं।

IssueBurner के साथ कार्य बनाना

अब, जीमेल फ़िल्टर के साथ हमने स्थापित किया है और हमारे पास इश्युबर्नर समूह है, jack+ पर भेजे गए किसी भी ईमेल को स्वचालित रूप से एक समस्या Burner समस्या में बदल दिया जाएगा। इस मुद्दे का नाम ईमेल का विषय होगा, और विवरण ईमेल का मुख्य भाग होगा। उदाहरण के लिए, मान लें कि किसी ने मुझे एक प्रश्न ईमेल किया है कि कैसे अपने फेसबुक खाते को स्थायी रूप से हटाएं।

एक बार उपर्युक्त ईमेल भेजा जाने पर, दो चीजें होती हैं:

1. Help. IssueBurner समूह में कोई समस्या बनाई गई है
2. मुझे एक ईमेल प्राप्त होता है जो मुझे सूचित करता है।

ध्यान दें, इस मुद्दे को दिखाने के लिए कुछ मिनट लग सकते हैं।

और यहां यह जीमेल में है ...

कार्य का जवाब देना

यदि उपयोगकर्ता के पास इश्युबर्नर खाता नहीं है, तो उन्हें एक डिब्बाबंद प्रतिक्रिया प्राप्त होगी जो उन्हें सूचित करती है कि समस्या प्राप्त हुई है। उन्हें साइन अप करने के लिए भी आमंत्रित किया जाएगा।

तो, इस पाठक के जवाब में मान लें, मैं उन्हें अपने फेसबुक खाते को हटाने पर हमारी पोस्ट पर निर्देशित करना चाहता हूं। मैं एक टिप्पणी जोड़ने के लिए IssueBurner से प्राप्त ईमेल का जवाब दे सकता था। भले ही पाठक साइन अप हो, भले ही उन्हें एक अधिसूचना प्राप्त होगी कि समस्या को एक टिप्पणी के साथ अद्यतन किया गया है।

अगर वे साइन अप करते हैं, तो वे अपने मुद्दे के सभी टिप्पणियों और स्थिति को अपने स्वयं के जारीकर्ता खाते से ट्रैक कर सकते हैं।

पाठक या ग्राहक ईमेल पर उनकी टिप्पणी के साथ प्रतिक्रिया दे सकते हैं, आपको बताते हैं कि क्या आपका समाधान ठीक है या नहीं। यह कार्य को एक टिप्पणी के रूप में जोड़ा जाता है, जिसे आप अपने स्वयं के IssueBurner डैशबोर्ड से देख सकते हैं।

प्रबंधन और मुद्दों को बंद करना

आप IssueBurner.com पर समूह या स्थिति द्वारा मुद्दों को सॉर्ट कर सकते हैं।

IssueBurner.com की एक बहुत अच्छी मोबाइल साइट भी है।

एक बार कोई समस्या हल हो जाने के बाद, आप इसे IssueBurner डैशबोर्ड से बस बंद कर सकते हैं। सभी संबंधित उपयोगकर्ताओं को इस तरह अधिसूचित किया जाएगा। वैकल्पिक रूप से, आप इसे " बाद में " के रूप में चिह्नित कर सकते हैं जो समाधान के लंबित होने पर उपयोगी हो सकता है और जब आप उपलब्ध हों तो आप इसका पालन करना चाहेंगे।

साथ ही, आप यहां देख सकते हैं कि मैंने एक आंतरिक टिप्पणी जोड़ दी है। ये केवल समूह के सदस्यों और प्रशासकों द्वारा देखा जा सकता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहक को एक डोप फोन करना चाहते हैं या सभी को अपने अनुरोधों को अनदेखा करने के लिए कहना चाहते हैं, तो आप आंतरिक टिप्पणी के साथ ऐसा कर सकते हैं और वे कोई भी बुद्धिमान नहीं होंगे।

निष्कर्ष

जैसा कि मैंने उल्लेख किया है, यह IssueBurner के लिए केवल एक ही आवेदन है। आप इसे समूहों के साथ सहयोग करने, या अपने लिए कार्यों का ट्रैक रखने के लिए उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप स्वयं को किसी संपर्क के साथ अनुवर्ती करने के लिए याद दिलाना चाहते हैं, तो वे जवाब नहीं देते हैं, लेकिन यह आवश्यक नहीं है कि वे आपके IssueBurner मुद्दों को देखना चाहते हैं, तो आप BCC [email protected] कर सकते हैं। या जब भी आप अपने लेखा विभाग को ईमेल करते हैं तो आप CC'ing [email protected] द्वारा चालान और बिलों का ट्रैक रखने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। यदि आप चालाक और व्यवस्थित हैं, तो IssueBurner आपकी उत्पादकता के लिए वरदान हो सकता है ।

ध्यान दें कि IssueBurner वर्तमान में नि: शुल्क है, और बीटा में रहते हुए मुक्त रहेगा। वेबोग, जिसने इश्युबर्नर और क्लाउडमैजिक बनाया है, वादा करता है कि वे आपको किसी भी मूल्य निर्धारण संरचना शुरू करने से पहले 60 दिन का नोटिस देंगे। वे नहीं जानते कि भविष्य में यह कैसा दिख सकता है, लेकिन इसकी संभावना एक मुफ़्त और भुगतान संस्करण होगी।

पीएस मैंने वास्तव में इस प्रणाली को बनाया है, इसलिए यदि आपके पास ज्वलंत प्रश्न हैं, तो मुझे jack+ पर ईमेल करें या हमारे मंच को देखें ।